MayorisFLEX Dokumentation

Inhalt

1 Grundlagen

1.1 Login

Das Login in MayorisFLEX erfolgt über folgende URL: https://IhreFirma.mayoris.com/system/interface/main.php

  1. Geben Sie Ihren Benutzernamen und das Passwort ein
  2. Klicken Sie auf Login
zurück

1.2 Fehler beim Login

Sollte das Login fehlschlagen, dann haben Sie den Benutzernamen und/oder das Passwort nicht richtig eingegeben. Bitte kontrollieren Sie die korrekte Schreibweise der eingegebenen Zugangsdaten und vergewissern Sie sich, dass die Feststelltaste (Caps Lock) auf Ihrer Tastatur nicht aktiv ist. zurück

1.3 Die Startseite

Nach dem erfolgreichen Login befinden Sie sich auf der Startseite von MayorisFLEX.
  1. Anmeldeinformationen und Handbuch Über Benutzer können Sie jederzeit Ihre persönlichen Daten ändern und z.B. ein neues Passwort festlegen. Über Abmelden melden Sie sich von MayorisFLEX ab. Hinter dem ? finden Sie ein Handbuch mit vielen weiteren Detail-Erklärungen.
  2. Menuleiste Die kontextbezogene Menuleiste ermöglicht den Zugriff auf die wichtigsten Funktionen innerhalb des jeweiligen Menus oder Submenus.
  3. Submenu Kontextbezogene Submenus, die sich thematisch auf die Auswahl im Hauptmenü (6) beziehen.
  4. Listenansicht Hier werden alle Elemente des ausgewählten Submenus angezeigt. Auf der Startseite wird eine Übersicht der zuletzt versendeten Mailings angezeigt.
  5. Detailansicht Hier wird eine Detailansicht des in der Listenansicht ausgewählten Elementes angezeigt. Auf der Startseite wird eine eine kurze Statistikübersicht der zuletzt versendeten Mailings angezeigt.
  6. Hauptmenu Hier haben Sie Zugriff auf die Hauptmenus (Bibliothek, Statistik, Mailing, Adressen) in MayorisFLEX
  7. Sprachauswahl An dieser Stelle können Sie die Sprache der Oberfläche einstellen.
  8. Taskleiste Hier sehen Sie die Serverzeit und können nach Klick auf Tasks alle laufenden Tasks (z.B. wenn sich ein Mailing im Versand befindet) sehen.
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2 Adressen importieren

2.1 Vorgaben für das Importfile

Bevor der Import gestartet werden kann, muss das Importfile richtig aufbereitet werden. Bei der Anrede, dem Sprachcode, den Spaltenüberschriften und dem Filenamen gilt es folgende Punkte zu berücksichtigen: 1) ANREDE: Das System akzeptiert beim Import lediglich ein kleines «m« für Herr und ein kleines «w« für Frau. Stehen andere Werte im Importfile so überspringt das System diese und lässt die Anrede leer. Alle Empfägner ohne Anrede erhalten beim Versand den definierten Fallback z.B. «Sehr geehrte Damen und Herren» anstelle einer personalisierten Anrede mit Anrede und Name. 2) SPRACHCODE: Damit die Mehrsprachigkeit funktioniert, ist es zwingend notwendig, dass man das Feld Gruppen Datenfeld: Sprache importiert (Spaltenüberschrift: Sprache oder e_lang) Es zeigt an, in welcher Sprache der Empfänger den Newsletter abonniert hat. Das System akzeptiert nur klein geschriebene Sprachcodes. Die meist verwendeten Sprachcodes sind: «de» für Deutsch, «fr» für Französisch, «it» für Italienisch und «en» für Englisch. Je nach Bedürfnis sind auch weitere Sprachen im Einsatz. 3) SPALTENÜBERSCHRIFTEN: Die Spaltenüberschriften im Importfile dürfen keine Leerschläge enthalten, dh. sie müssen aus 1 Wort bestehen. z. B. mit _ verknüpft. 4) FILENAME: Der Filename darf keine Leerschläge und keine Umlaute oder Sonderzeichen enthalten. zurück

2.2 Import Empfängerdaten

Um einen Adressimport durchzuführen, klicken Sie im Hauptmenü auf Adressen und dann im Submenü auf den Ordner mit Ihrem Firmennamen, anschliessend auf die entsprechende Empfängergruppe (falls Sie mehrere Newsletter aus verschiedenen Themen versenden) und schlussendlich auf Themen und wählen die Gruppe aus in die Adressen importiert werden sollen. Dann klicken Sie in der Menuleiste auf Import und wählen Import aus. Ohne vorherige Auswahl der Gruppe in die Import werden soll :
  1. Klicken Sie auf Adressen
  2. Klicken Sie in der Menuleiste auf Import und wählen Sie Import aus.
Um den Import zu starten, wählen Sie im Dropdown den Standard Import.
  1. Klicken Sie auf in der Vorlage auf Standard Import.
  2. Klicken Sie unten auf Weiter.
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2.2.1 Importdatei hochladen

  1. Klicken Sie auf Durchsuchen um die gewählte Datei auszuwählen. Es können folgende Dateitypen ausgewählt werden: csv. oder txt.
  2. Sie können direkt eine neue Empfängergruppe erstellen. Geben Sie den gewünschten Namen ein und wählen Sie im Ordner aus, wo die Gruppe erstellt werden soll.
  3. Sie haben auch die Möglichkeit Ihre Adressen in eine bereits bestehende Empfängergruppe hochzuladen. Wählen Sie den entsprechenden Ordner aus.
  4. Wählen Sie bei Zeichensatz die entsprechende „Codierung“ aus (in der Regel ISO-8859-1 / Latin-1)
  5. Wenn Sie neue Datensätze hinzufügen, gilt die Auswahl gemäss dieser Illustration. Selbstverständlich kann dies auch variieren, je nachdem, was Sie importiert, gelöscht oder z.B. überschrieben haben möchten.
  6. Klicken Sie auf Weiter
  1. Weisen Sie jedem Datenfeld das dazugehörige Feld im System zu. Beispiel: Anrede = Geschlecht (genau wie im Beispiel). In Ihrem Importfile sollten folgende Spalten immer vorhanden sein:
    • Anrede = Geschlecht
    • Vorname
    • Nachname
    • E-Mail-Adresse
    • Sprache = Gruppen Datenfeld: Sprache
  2. Hier wird eine Vorschau der zugewiesenen Felder dargestellt zur Kontrolle.
  3. Auf Weiter klicken, danach wird der Import automatisch generiert!
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2.2.2 Zusammenfassung

  1. Sie sehen die Zusammenfassung Ihrer ausgewählten Felder. Wenn diese ok sind, dann klicken Sie auf Importieren.
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2.2.3 Status Import

  1. Der Status des Imports wird wie folgt dokumentiert:
    • Profile erstellt: Anzahl importierter neuer Adressen
    • Profile aktualisiert: Anzahl Adressen die aktualisiert wurden (Profile schon vorahnden)
    • Anmeldungen erstellt: Anzahl neue Anmeldungen an die Adressgruppe
    • Anmeldungen aktualisiert: Aktualisierte Anmeldungen an die Adressgruppe (Profile schon vorhanden)
    • Korrupt: unvollständige oder fehlerhafte Adressen
  2. Wenn es korrupte Adressen dabei hat, dann klicken Sie auf ungültige Zellen und so können Sie das Excel mit diesen Adressen herunterladen, wieder bearbeiten und nach der Korrektur wieder auf demselben Weg hochladen.
  3. Klicken Sie auf Schliessen und somit ist der Import fertig.
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2.2.4 Importübersicht

  1. Der erstellte Import wird im Menu Adressen in der Empfängerliste unter Import dokumentiert.
  2. Hier sind alle Adressen des Imports ersichtlich.
  3. Hier sind die Stammdaten (in welche Gruppe wurde importiert, wie viele Adressen, Doubletten und Existierende) zu sehen sowie die Eigenschaften des Imports.
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2.3 Neue Empfänger hinzufügen

Um einen einzelen Empfänger zu erfassen, klicken Sie im Hauptmenü auf «Adressen». Danach auf «Empfänger».
  1. Klicken Sie auf «Adressen»
  2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts bei «Neu»
  3. Klicken Sie auf «Empfänger»
zurück

2.3.1 Empfänger erfassen

  1. Füllen Sie die Stammdatenfelder aus. Die weiteren Datenfelder können optional hinterlegt werden.
  2. Klicken Sie auf «Weiter»
zurück

2.3.2 Empfängergruppe auswählen

Hier wird die E-Mail Empfängergruppe ausgewählt, in welcher der Empfänger erfasst werden soll.
  1. Wählen Sie die gewüschte «E-Mail Empfängergruppe» aus
  2. Klicken Sie auf «Speichern»

2.3.3 Sprache in den Empfängergruppen hinterlegen

Damit der NL an den neunen Empfänger verschickt wird, muss noch die Sprache in den entprechenden Empfängergruppen (=Gruppendatenfeld Sprache) hinterlegt werden.
  1. Den soeben erfassen neuen Empfänger in der Übersicht markieren
  2. Klicken auf «Bearbeiten»
  3. Klicken auf «Eigenschaften»
  1. Die entsprechende/n Empfängergruppe/n auswählen
  1. Die Sprachcodes eintragen wie folgt: de oder de,fr,it oder de,en usw.
  2. Klicken auf «Speichern»
zurück

2.3.4 Empfänger erstellt – Übersicht

  1. Hier sehen Sie den erfassten Empfänger
  2. Der Empfänger wird direkt bei Neuanmeldungen sowie in der gewünschten Empfängergruppe angezeigt.
  3. Das Gruppendatenfeld zeigt an, welcher Empfängergruppe der Empfänger hinzugefügt wurde und wenn man es aufklappt, sieht man ob und welche Sprachen hinterlegt sind.
  4. Achten Sie darauf, dass die Sprache hinterlegt ist (Pflichtfeld für den Versand).
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2.4 Testempfänger hinzufügen

Einen Testempfänger können Sie via Import oder manuell hinzufügen. zurück

2.4.1 Testempfänger einzeln hinzufügen

Gehen Sie zum Menüpunkt «Adressen» und suchen Sie im «Suchfeld» nach dem Empfänger, der als Testempfänger hinzugefügt werden soll.
  1. Klicken Sie oben rechts auf den Pfeil bei «Bearbeiten» und dann auf «Mitgliedschaften»:
  1. Setzen Sie das Häkchen in der Checkbox auf der rechten Spalte beim gewünschten Thema
  2. Klicken Sie auf «Speichern»
Sollte der Empfänger noch nicht im Mayoris Flex hinterlegt sein, ist dieser zuerst als neuer Empfänger hinzuzufügen (s.weiter oben). zurück

2.4.2 Testempfänger via Import hinzufügen

Unter dem Menüpunkt «Adressen» oben in der Leiste «Import»
  1. Hier wählen Sie «Import» aus.
  1. Wählen Sie im Drop-Down Menü «Testempfänger Import» aus.
  2. Klicken Sie auf «Weiter»
Danach erfolgt das identische Vorgehen wie beim regulären Import. Nächster Schritt zurück

2.5 Empfänger abmelden

Sie haben drei Möglichkeiten einen Empfänger für Ihre(n) Newsletter abzumelden:
  1. Empfänger abmelden aus einem Thema (ist bei mehrern NL-Themen angemeldet)
  2. Empfäger bei allen Themen abmelden
  3. Empfänger via Import abmelden
zurück

2.5.1 Empfänger manuell aus einem Thema abmelden

Gehen Sie in den Menüpunkt «Adressen» und suchen Sie die gewünschte E-Mail Adresse. Klicken Sie in der Leiste oben auf den Pfeil bei «Bearbeiten» und danach auf «Mitgliedschaften». Entfernen Sie das Häckchen bei all den Themen, die der Abonnent nicht mehr erhalten möchte und klicken Sie anschliessend auf «Speichern». zurück

2.5.2 Empfänger überall abmelden

Gehen Sie in den Menüpunkt «Adressen» und suchen Sie die gewünschte E-Mail Adresse.
  1. Klicken Sie in der Leiste oben auf den Pfeil beim Menüpunkt «Löschen»
  2. Klicken Sie danach auf «Abmelden»
  1. Hier erscheint eine Mitteilung was vom System gemacht wird
  2. Klicken Sie auf Abmelden
Der Empfänger ist nun aus allen Empfängergruppen abgemeldet. zurück

2.5.3 Empfänger via Import abmelden

Wenn Sie mehrere Empfänger gleichzeitig abmelden möchten, können Sie dies mit dem Abmeldeimport machen. Beim Abmeldeimport erkennt das System den Empfänger anhand des Primary-Keys. Es genügt also, wenn im Importfile die E-Mail Adresse oder ein anderer Primary-Key (z.B. die Kundennummer) aufgeführt ist. Es braucht keine weiteren Spalten oder Angaben. Gehen Sie wie beim regulären Import in der Menüleiste auf den Punkt «Import» und wählen «Import» aus.
  1. Wählen Sie im Drop-Down Menü «Abmeldungen Import» aus
  2. Klicken Sie auf «Weiter».
  1. Klicken Sie auf «Durchsuchen» um die gewählte Datei auszuwählen. Es können folgende Dateitypen ausgewählt werden: csv. und txt.
  2. Wählen Sie den gewünschten Ordner/Thema aus in welchem die Adressen abgemeldet werden sollen.
  3. Wählen Sie bei dem Punkt «Zeichensatz» die entsprechende Codierung aus (in der Regel ISO-8859-1 / Latin-1 oder Windows 1252).
  4. Die Auswahl gilt gemäss dieser Grafik. Die Optionen können je nach Importart variieren.
  5. Klicken Sie auf «Weiter»
Danach geht es identisch weiter wie bei einem regulären Import. Nächster Schritt zurück

3 «Mailing» erstellen

Um ein neues Mailing zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü links auf «Mailing» oben links auf den Pfeil «Neu» und wählen «Mailing» aus.
  1. Klicken Sie auf das Hauptmenü «Mailing»
  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben «Neu»
  3. Klicken Sie im Drop-Down Menü auf «Mailing»
zurück

3.1 Stammdaten eingeben

Im folgenden Dialog werden die allgemeinen Daten für das Mailing definiert:
  1. Geben Sie hier einen internen Namen für das neue Mailing ein und achten Sie ggf. auf die Namenskonventionen.
  2. Hier muss immer der Ordner «Mailings» ausgewählt sein.
  3. Wählen Sie «Neues Mailing erstellen» und wählen Sie im Drop-Down Menü das gewünschte Template aus.
  4. Wählen Sie die Checkbox «Ja» unter «Direkt Editor zum Bearbeiten öffnen».
  5. Wählen Sie hier die gewünschten Sprachvarianten aus. Wenn das Template in weiteren Sprachen vorhanden ist, so stehen die Sprachen FR, IT oder EN, rechts neben DE zur Auswahl.
  6. Klicken Sie auf «Speichern».
zurück

4 «Mailing» bearbeiten

Um die Inhalte eines erstellten Mailings zu bearbeiten, wählen Sie das Hauptmenü «Mailing» klicken anschliessend im Submenü auf «Mailings» und markieren das gewünschte «Mailing» rechts in der Liste.
  1. Klicken Sie im Hauptmenü links auf «Mailing»
  2. Klicken Sie auf den Ordner «Mailings»
  3. Klicken Sie auf ein erstelltes Mailing rechts in der Liste
Anschliessend können Sie das Mailing bearbeiten, indem Sie in der Toolbar auf den Pfeil neben «Bearbeiten» klicken. Wählen Sie nun den Eintrag «Inhalt». Anschliessend wird der Editor geöffnet.
Hinweis: Der Popup Blocker sollte deaktiviert sein, damit der Editor geöffnet wird.
  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben «Bearbeiten».
  2. Klicken Sie auf «Inhalt» um das Mailing zu bearbeiten.
zurück

4.1 Der Editor-Dialog

  1. Auswahl Artikelkategorien Hier muss eine Kategorie gewählt werden, die zum gewählten Template passt (z.B. für News: Artikel > News). Die Konfiguration der Artikelkategorien wird durch die Mayoris AG vorgenommen. Sie können keine eigenen Kategorien erstellen.
  2. Artikelauswahl Hier werden alle Artikel angezeigt, die Ihrem Mailing zugewiesen werden können. Die Konfiguration der Artikelvorlagen wird durch die Mayoris AG vorgenommen. Sie können keine eigenen Artikelvorlagen erstellen.
  3. Sprachauswahl An dieser Stelle kann jederzeit die Sprache gewählt werden, die im Editor bearbeitet werden soll.
  4. Betreff Hier wird der Betreff des Mailings eingegeben. Dies ist ein Pflichtfeld und das Mailing kann nur gespeichert werden, wenn der Betreff eingegeben wurde.
  5. Bearbeitungs- und Vorschaubereich Dieser Bereich dient zum Bearbeiten der Artikel sowie zur Vorschau des gesamten Mailings.
  6. Speichern und Schliessen Der Arbeitsvorgang wird gespeichert und anschliessend geschlossen.
  7. Speichern Der Arbeitsvorgang wird gespeichert.
  8. Abbrechen Der Vorgang wird geschlossen. Nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.
HINWEIS: Vergessen Sie nicht, nach jeder Änderung auf «Speichern» zu klicken. Nicht gespeicherte Änderungen gehen beim Schliessen des Browsers verloren. Klicken Sie auf „Speichern und Schliessen“ um das Mailing zu speichern und den Editor zu schliessen.
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4.1.1 Tab «Sprachvarianten»

Über den Tab für die «Sprachvarianten» (DE / FR / IT) könne Sie jederzeit per Mausklick in die entsprechende Mailing-Sprachvariante wechseln. Alle Artikel-Sprachvarianten eines Mailings werden im Bearbeitungsfenster entsprechend angezeigt und können direkt bearbeitet werden (z.B. der Betreff): zurück

4.1.2 Tab «Artikelliste»

Im Tab «Artikelliste» werden alle Artikel aufgelistet (Artikel welche durch den Anwender bearbeitet werden können und nicht editierbare Template-Inhalte). In diesem Bereich können Sie ebenfalls Artikel hinzufügen. Für die weitere Erstellung eines Mailings wird dieser Bereich nicht benötigt. zurück

4.1.3 Tab «Template»

In dieser Ansicht werden alle Artikel des Mailings angezeigt. Nicht editierbare Artikel, wie z.B. der Text für die Weiterleitungen von Nachrichten (Tell-A-Friend). Diese fixen Bestandteile/Artikel sind bereits vordefiniert und können nicht verändern werden (Standard Inhalte). Bitte verwenden Sie diese Ansicht um das Mailing zu bearbeiten. Im Mailing sind bereits Artikel hinterlegt und je nach Inhalt können weitere Artikel flexibel hinzugefügt oder entfernt werden. zurück

4.1.4 Tab «Vorschaue» (HTML)

Im Tab «Vorschau (HTML)» können Sie jederzeit die Vorschau des Mailings in der vollständigen HTML-Darstellung aufrufen. In der Vorschau werden standardmässig die personenbezogenen Daten eines Empfängers angezeigt. Um verschiedene personenbezogene «Mailing»-Varianten zu prüfen, klicken Sie auf einen der Pfeile neben «Personalisierung»: Die Vorschau dient nur zur Ansicht und ersetzt nicht den Test eines Mailings. zurück

4.2 Bestehende Artikel bearbeiten

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4.2.1 Artikel zum Bearbeiten auswählen

Ein Mailing besteht aus Artikelgruppen und Artikeln. Artikelgruppen sind Zusammenfassungen von mehreren, strukturell zusammengehörenden Artikeln. Um einen Artikel zu bearbeiten, markieren Sie den gwünschten Artikel (wird grün hinterlegt) und klicken Sie auf «Bearbeiten» oben links.
  1. Artikelgruppe (hier MYRS_Content oberhalb vom Artikel).
  2. Klicken Sie auf «Artikel» (hier MYRS_CONTENT_Intro als Musterbeispiel).
  3. Klicken Sie auf «Bearbeiten».
zurück

4.2.2 «Mailing»-Titel bearbeiten

Der «Mailing»-Titel kann individuell angepasst werden. Wählen Sie den entsprechenden Artikel – wie bereits im Kapitel „Artikel zum Bearbeiten auswählen“ – und klicken Sie auf «Bearbeiten». Der Artikel Mailing Titel besteht aus einer Zeile, die Sie in allen Sprachvarianten hinterlegen können.
  1. Geben Sie den gewünschten Titel ein.
  2. Klicken Sie auf «Schliessen» und Ihre Anpassungen werden automatisch gespeichert.
  3. Optional: Wählen Sie über den Tab die gewünschte Sprache, welche Sie bearbeiten möchten.
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4.2.3 «Intro» bearbeiten

Das «Intro» ist Bestandteil jedes Mailings. Es umfasst neben der automatisch generierten Anrede ein Textfeld. Der Artikel «Intro» ist fester Bestandteil der Templates und wird immer als standard Modul ausgegeben. Der Intro-Text ist ein kurzer, einleitender Text, der die wichtigsten Inhalte des Mailings kurz zusammenfasst. Wählen Sie den Artikel «Intro» und klicken Sie auf «Bearbeiten».
  1. Text eingeben.
    HINWEIS: Beim Kopieren von Texten aus Word oder PDF Dateien sollte der Text vorher in ein Textfile (Text Editor) kopiert werden, damit die Formatierungen entfenrt werden. Danach kann dieser Text in das MayorisFLEX kopiert werden. Falls die Formatierungen nicht entfernt werden, kann es zu Fehler im Mailings führen.
  2. Klicken Sie auf «Schliessen», die Änderungen werden automatisch gespeichert.
  3. Optional: Wählen Sie über den Tab die gewünschte Sprache, welche Sie bearbeiten möchten.
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4.2.4 Artikelspezifische Informationen hinterlegen

Jeder Artikel ist individuell aufgebaut und für einen bestimmten modularen Aufbau vorgesehen. Je nach Artikel kann es sich um komplexe Zusammenstellungen aus verschiedenen Feldern handeln, die in MayorisFLEX einzeln hinterlegt werden können. Für diese Felder ist zwingend die dafür vorgesehene maximale Zeichenzahl zu berücksichtigen, um zu verhindern, dass es im «Mailing» zu Darstellungsfehlern kommt. Social Sharing-Funktion einfügen Mit der Funktion «Teilen» können einzelne Artikel in sozialen Netzwerken geteilt werden. Die Funktion «Teilen» wird im Mailing als Link dargestellt. Dieser Link führt auf eine Landingpage, über welche Möglichkeit besteht, den Newsletter-Link über Social Networks zu teilen:
Wichtig: Diese Funktion wird nur angezeigt wenn das «Teilen» dieses Artikels möglich ist und die Checkbox ausgewählt wurde.
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4.3 Bild erstellen / Bild hinzufügen

Bilder in Artikeln werden durch Klick auf «Upload – Image» über die Mediendatenbank eingefügt. Wenn Sie ein Template mit mobile Bildern haben, erstellen Sie bitte die Bilder jeweils in den zwei entsprechenden Grössen für Mobile und Desktop. zurück

4.3.1 Bestehendes Bild einfügen

Wenn Sie ein bereits bestehendes Bild aus der «Mediendatenbank» hinzufügen möchten, klicken Sie auf das gewünschte Bild. Falls das Bild für unterschiedliche Sprachen vorliegt, können Sie (über Mouse-Over) das Bild unterhalb (Texthöhe) auswählen und das Bild wird automatisch in allen Sprachvarianten hinterlegt.
  1. Klicken Sie auf das gewünschte Bildes damit es im Mailing hinterlegt wird.
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4.3.2 Neues Bild hinterlegen

Wenn Sie ein neues Bild anlegen möchten, klicken Sie auf das Icon «Images» rechts. Nach dem Klick auf das Icon öffnet sich eine neue Maske. Hier können Sie das Bild und optional die Sprachvarianten sowie die entsprechenden Alt Texte hinterlegen.
  1. Geben Sie einen Namen ein und achten Sie ggf. auf Namenskonventionen.
  2. Klicken Sie auf «Mehrere Varianten», falls Sie das Bild für mehrere Sprachen hinterlegen möchten.
  3. Wählen Sie die Datei aus. Wiederholen Sie diesen Schritt für weitere Sprachvarianten.
  4. Alt-Text eingeben. Wiederholen Sie diesen Schritt für die anderen Sprachvarianten.
  5. Klicken Sie auf «Speichern»
Die Varianten werden nach Zuweisung in einem Artikel automatisch gewählt. Das heisst, dass Sie die Sprachvarianten nur einmal zentral in der Bilddatenbank pflegen müssen. Bei der Zuweisung wird sowohl das richtige Bild als auch der Alt-Text automatisch gewählt und hinterlegt.
ACHTUNG: Achten Sie bei der Erstellung von Bildern auf sprechende, verständliche Alt-Texte. Diese sollten auf das Thema des Artikels abgestimmt sein und den Inhalt des Bilds oder des Artikels in Kürze wiedergeben. Alt-Texte werden angezeigt, solange die Bilder in einer E-Mail vom Empfänger nicht heruntergeladen werden (Outlook, Gmail und viele weitere Clients).
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4.4 Link erstellen

In der Mayoris Link-Datenbank (Bibliothek) sind alle Links gespeichert, die bereits für ein Mailing verwendet wurden oder erfasst wurden. Die Links werden in der Bibliothek gesepichert bis sie gelöscht werden. Alles Links die erfasst wurden, können jederzeit und in beliebig vielen Mailings eingesetzt werden. Achten Sie darauf, dass Sie Links nicht mehrfach erfassen, damit die Link-basierte Statistik nachverfolgt werden kann. Falls sich die Link-URL im Nachinein (z.B. weil die entsprechende Information physisch auf einer andere Webseite hinterlegt ist) ändert oder Sie erst nach dem Versand eines Mailings einen Fehler bemerkt haben, können Sie die Links jederzeit in der Mayoris-Datenbank ändern. Die Änderung wirkt sich auf alle Links auch in bereits versendeten Mailings aus – der Klick auf den Link wird sofort auf die neu eingegebene URL umgeleitet.
HINWEIS: In MayorisFLEX können Links direkt im Artikel eingegeben werden oder vorab in der Mediendatenbank erfasst werden.
Der Zugriff auf die Linkdatenbank erfolgt durch Klick im Hauptmenü auf «Bibliothek».
Wichtig: Wenn Sie einen bereits erfassten Link im Nachhinein in der Link-Datenbank (Bibliothek) bearbeiten, kann es einen Moment dauern bis der Link auch im Mailing aktualisiert wird. Wenn Sie unmittelbar nach der Bearbeitung des Links, den Link im «Mailing» testen möchten, müssen Sie diesen nochmals im Mailing auswählen und hinterlegen.
Um einen neuen Link in der Linkdatenbank zu erfassen, klicken Sie zunächst im Artikel auf das Icon rechts neben der Link URL. Es werden alle Links angezeigt die in der Linkdatenbank hinterlegt sind. Sie können einen neuen Link (Icon Kette) oder ein PDF (rechtes Icon Dokument) hinzufügen. Es öffnet sich die Maske, in der Sie einen neuen Link anlegen können. Gleiche Vorgehensweise auch bei Hinterlegung für ein PDF, Klick auf das Dokument-Zeichen.
  1. Geben Sie einen Namen ein und achten Sie ggf. auf Namenskonventionen.
  2. Wählen Sie eine der vordefinierten Kategorien, falls vorhanden. Die Wahl der Kategorie hat keine unmittelbare Auswirkung auf Ihr Mailing. Sie findet in der späteren Phase der Analyse und Erfolgskontrolle nach dem Versand Verwendung. Die Link-Statistik können Sie z.B. für einen einzelnen Link oder die Kategorie auswerten. Die Kategorien können nach Absprache mit Ihnen durch die Mayoris AG angepasst werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wählen Sie keine Kategorie (Feld leer lassen).
  3. Klicken Sie auf «Mehrere Varianten».
  4. Diese Optionen werden nicht aktiviert.
  5. Tragen Sie einen Link ein und wiederholen Sie diesen Schritt für weitere Sprachvarianten.
  6. Klicken Sie auf «Speichern».
    WICHTIG: Ist ein Link einmal korrekt in der Linkdatenbank gespeichert, werden alle Link-Sprachvarianten beim Einfügen des Link automatisch in die entsprechende «Mailing»-Sprachvariante eingefügt. Achten Sie deshalb darauf, alle Links sorgfältig und korrekt in der Linkdatenbank zu hinterlegen. Ist ein Link einmal in der Linkdatenbank hinterlegt, kann er unzählige Male wieder verwendet werden. Der gleiche Link sollte nie zweimal in der Linkdatenbank erfasst werden (es sei denn, dies sei zu speziellen Zwecken wie z.B. Variantentests zwingend notwendig).
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4.4.1 Textlink einfügen

Unter «Text» erfassen Sie den zu verlinkenden Text, welcher in der E-Mail sichtbar eingefügt wird. Im Feld «Titel» können Sie einen Text mit weiterführenden Informationen zur Zielseite erfassen. Dieser Text wird als Tooltip per Mouse-Over angezeigt.
ACHTUNG: Verwenden Sie niemals eine URL im Feld Linktext! Da MayorisFLEX die Links als Tracking-Links in die versendete E-Mail einfügt (dies ist zur Messung der Öffnungen und Erstellung von Statistiken notwendig), würde die E-Mail in diesem Fall als Phishing-Nachricht eingestuft werden Beispiel: Im Linktext steht www.raiffeisen.ch/museum. Der eigentliche Link hinter diesem Text ist aber ein von MayorisFLEX automatisch generierter Link z.B.: http://newslettermedia.raiffeisen.ch/go/sljttupd/05fda8b9/39 Diese Differenz könnte von Spam-Filtern so gewertet werden, dass der Link vom Absender bewusst verschleiert wird und es sich um eine potentielle Phishing-Mail handelt.
Um einen bestehenden Link hinzuzufügen, klicken Sie im Artikel auf das Icon rechts – Link URL. Es werden alle Links angezeigt die in der Linkdatenbank hinterlegt sind. Klicken Sie auf das Icon rechts neben dem gewünschten Link, um den ausgewählten Link im «Mailing» zu hinterlegen. zurück

4.4.2 Bild verlinken

Um das Bild zu verlinken, klicken Sie auf das Icon rechts von der Link URL. zurück

4.5 Bestehende Artikel verschieben

Artikel und Artikelgruppen können innerhalb des Mailings nach unten oder nach oben verschoben werden. Wenn Sie eine ganze Artikelgruppe verschieben möchten, wählen Sie die jeweilige Artikelgruppe per Klick auf den Titel und anschliessend auf einen der beiden Pfeile (nach oben oder unten).
  1. Artikelgruppe wählen.
  2. Klick auf Pfeil oben (um eine Position nach oben zu verschieben) oder unten (um eine Position nach unten zu verschieben).
Wenn Sie lediglich einen einzelnen Artikel verschieben möchten, ist das Vorgehen identisch. zurück

4.6 Neuen Artikel hinzufügen

Nach dem Erstellen eines Mailings auf Basis des Templates wird nur eine beschränkte Anzahl von Artikeln automatisch eingefügt (Artikel die mindestens 1x vorkommen). Dem Redakteur steht es frei, bestehende Artikel zu löschen oder neue hinzuzufügen. Um einen bestehenden Artikel hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf «Template».
  2. Wählen Sie die Artikelgruppe aus, in welche der neue Artikel eingefügt werden soll.
  3. Klicken Sie auf das +Symbol neben Artikel, Klicken Sie auf den entsprechenden Template-Ordner (hier z.B. MYRS).
  4. Klicken Sie auf den gewünschten Artikel.
  5. Per Klick auf den Pfeil rechts im Button «Kopieren»; der Artikel wird in die Artikelgruppe kopiert.Welche Artikel zu welcher Artikelgruppe hinzugefügt werden können, ist technisch nicht eingeschränkt. Die Zugehörigkeit der Artikel zu Artikelgruppen lässt sich am zweiten Präfix ablesen. Die Zugehörigkeiten sind in der Template Definition zu finden.
Nach dem Klick auf «Kopieren» wird ein Fenster geöffnet, in der Sie die gewünschten Sprachvarianten (falls mehrere Sprachen hinterlegt sind) für die Hinterlegung des Artikels auswählen können:
  1. Alle Sprachen auswählen, ausser der Artikel soll nicht in allen Sprachvarianten hinzugefügt werden. Bitte beachten Sie, dass eine fehlende Sprachvariante nachträglich nicht mehr eingefügt werden kann!
  2. Klicken Sie auf «Speichern»
Der Artikel wird jetzt in der markierten Artikelgruppe und der entsprechenden Sprache hinzugefügt und kann bearbeitet werden. zurück

4.7 Bestehende Artikel löschen

  1. Klicken Sie auf «Template»
  2. Artikel oder Artikelgruppe auswählen (Vorsicht beim Löschen von ganzen Artikelgruppen!)
  3. Klicken Sie auf «Löschen»
Beim Löschen können Sie, wie beim Erstellen, die Sprachvarianten wählen, die gelöscht werden sollen. Sie können einzelne Sprachvarianten der Artikel „deaktivieren“ resp. ausschliessen.
  1. Wählen Sie die zu löschende(n) Sprachvariante(n)
  2. Klicken Sie auf «Ja»
zurück

5 Testversand und Versand

zurück

5.1 «Mailing» adressieren

Nach Fertigstellung des Mailings muss ein Testversand durchgeführt werden. Das Mailig wird an die gewünschte Empfängergruppe adressiert, damit ein Testversand ausgelöst werden kann. So stehen alle Inhalte inkl. dynamische Elemente für einen umfassenden Test zur Verfügung.
  1. Klicken Sie im Hauptmenü links auf «Mailing»
  2. Klicken Sie im Submenü auf «Mailings» (unter Erstellung)
  3. Klicken Sie auf das Mailing in der Listenansicht, das Sie adressieren möchten.
  4. Klicken Sie auf den Pfeil neben «Adressieren» und anschliessend auf «An Adressbestand»
In der nachfolgenden Maske kann die gewüschten Empfängergruppe gewählt werden:
  1. Auswahl der Variante nach nach Empfängerprofil: Dies so belassen!
  2. Bei Auswahl an eine Empfängergruppe, klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um eine vorhandene Empfängergruppe auszuwählen, dasselbe bei der Zielgruppe.
  3. Klicken Sie auf «Speichern»
Wichtig: Nach der Adressierung erscheint das Mailing nicht mehr unter «Erstellung» > «Mailings», sondern unter «Versand» > «Vorbereitung und Optimierung».
zurück

5.2 Testversand auslösen

Um einen Testversand auszulösen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im Odner Versand auf «Versandfertig»
  2. Klicken Sie auf das gewünschte «Mailing» in der Listenansicht
  3. Klicken Sie auf den Pfeil neben «Versand»
  4. Klicken Sie auf «An Testverteiler»
zurück

5.2.1 Testversand an eine Gruppe

Nach dem Klick auf «Testversand» (siehe vorheriges Kapitel) wird eine neues Fenster geöffnet, hier können die Testempfänger ausgewählt werden. Um an eine Testgruppe zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Gewünschte Gruppe auswählen
  2. Checkbox für «Einzelne Empfänger auswählen» wählen
  3. «Vorschauvariante» nur bearbeiten, wenn eine spezifische Sprachvariante zum Test versendet werden soll, andernfalls wählt das System automatisch alle Sprachvarianten für den Testversand.
  4. Klicken Sie auf «Speichern» Der Testversand an die gesamte Testgruppe erfolgt sofort
zurück

5.2.2 Testversand an einzelne Empfänger

Falls Sie einen Testversand an einzelne Empfänger auslösen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Gewünschte Gruppe auswählen
  2. Checkbox für «Einzelne Empfänger auswählen» wählen
  3. «Vorschauvariante» nur bearbeiten, wenn eine spezifische Sprachvariante zum Test versendet werden soll, andernfalls wählt das System automatisch alle Sprachvarianten für den Testversand.
  4. Klicken Sie auf «Weiter»
  5. Wählen Sie die gewünschten Empfänger aus. Für mehrer Empfänger wählen Sie mit gehaltener CTRL-Taste die gewünschten Empfänger per Klick aus.
  6. Klicken Sie auf «Speichern» Der Testversand an den gewählten Testempfänger erfolgt sofort.
zurück

5.2.3 Testempfänger hinzufügen

Falls Sie einen neuen Testempfänger hinzufügen möchten, senden Sie eine E-Mail an support@mayoris.com. Der neue Testempfänger wird zeitnah angelegt. zurück

5.3 Finalen Versand auslösen

Sobald ein Mailing fertig erstellt und getestet ist, kann der Versand an die Empfänger ausgelöst werden. Dies geschieht über das Menü «Freigabe» > «Erteilen».
  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf «Mailing»
  2. Klicken Sie im Submenü auf «Versandfertig» (unter Versand)
  3. Wählen Sie das gewünschte Mailing für den Versand in der Listenansicht aus
  4. Klicken Sie auf den Pfeil neben «Freigabe» und wählen Sie «Erteilen»
Wählen Sie anschliessend eine Versandmöglichkeit aus und klicken Sie anschliessend auf «Speichern»: Es stehen verschiedene Versandmöglichkeiten zur Verfügung; diese werden nachfolgend kurz erläutert. zurück

5.3.1 Freigabe erteilen und sofort versenden

  1. Klicken Sie auf «Freigabe erteilen und sofort versenden»
  2. Klicken Sie auf «Speichern»
ACHTUNG: Unmittelbar nach dem Klick auf «Speichern» wird das Mailing sofort an die gesamte Empfängergruppe versendet!
zurück

5.3.2 Freigabe erteilen und auf Warteliste setzen

Wählen Sie diese Versandvariante, wenn sich mehrere Mailings im Versand befinden. Die Versände der Mailings werden nacheinander ausgeführt und die „Warteliste“ automatisch abgearbeitet. zurück

5.3.3 Freigabe erteilen, aber Versand zurückstellen

Bei dieser Variante befindet sich das Mailing so lange unter «Vorbereitung und Optimierung» bis der Versand manuell ausgelöst wird. So versenden Sie ein zurückgestelltes Mailing:
  1. Klicken Sie im Submenü auf «Versandfertig»
  2. Klicken Sie auf das zurückgestellte Mailing in der Listenansicht («Mailing» mit Symbol: )
  3. Klicken Sie auf den Pfeil neben «Versand» > «Starten»
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5.3.4 Versandpunkt exakt bestimmen

Die von Mayoris empfohlene Versandvariante ist «Versandzeitpunkt exakt bestimmen». Wenn Sie diese Variante wählen, können Sie vor dem Versand noch letzte Kontrollen durchführen und ggf. den Versand stoppen. Nach Klick auf «Versandzeitpunkt exakt bestimmen» erscheint die folgende Maske, in der Sie das gewünschte Versanddatum und die gewünschte Versandzeit eingeben können. Klicken Sie anschliessend auf «Speichern». zurück