Event-Einladung mit Anzeige der Platzverfügbarkeit

Ausgangslage

Wie kann ein Unternehmen interaktiv mit möglichen Teilnehmern in Verbindung treten, den geplanten Jahres-Anlass möglichst attraktiv bewerben, die verfügbaren Plätze schnellstmöglich füllen? Und wie kann man sich dem anvisierten Fachpublikum als innovativen Partner präsentieren, um sich damit von der Konkurrenz abzuheben? Das einzige reine Push-Medium, mit dem ein Unternehmen Kunden und Interessenten (bei vorhandener Permission) gleichermassen gezielt anschreiben kann, ist der E-Mail Kanal. Für den E-Mail Marketing Tag 2015 wurden rund 5‘000 Adressen mit einer Einladung per E-Mail angeschrieben.

Lösung

Die folgenden Features wurden in das Template eingebaut:

  1. Die Anzahl der noch verfügbaren Plätze wurde in Echtzeit in die E-Mail eingespielt. Dies dynamisch zum Zeitpunkt der Öffnung durch den Empfänger. Damit wurde ein Verknappungseffekt erzielt.
  2. Das Anmeldeformular für die Veranstaltung wurde direkt in die E-Mail integriert. Dadurch entfiel für den Empfänger der Umweg über eine Landingpage, und die Kontakt-Daten waren bereits vorausgefüllt. Diese Funktion wird von vielen aktuellen E-Mail Clients unterstützt.
  3. Tweets zum Hashtag #EMMT15 wurden in einem integrierten Twitter-Feed in Echtzeit geladen. Bei jeder Öffnung der E-Mail wurden die neusten Beiträge eingespielt und damit dem Leser ein lebendiger Event vermittelt.

Innerhalb von 12 Stunden gingen 150 Anmeldungen ein, die 200 Teilnehmer fassende Veranstaltung war nach 3 Tagen ausgebucht. Die Verknappung hat somit sehr direkt gewirkt. Danach wurde die Kapazität ausgedehnt, was zur Folge hatte, dass Neuöffner der E-Mail wieder verfügbare Plätze vorfanden.

DEvent1as Formular zur direkten Anmeldung war als A/B-Test nur bei der Hälfte der Empfänger direkt in der E-Mail integriert (A-Gruppe). Die andere Hälfte erhielt einen Call-to-Action Button zur Anmeldung über das Formular auf der Kampagnen-Microsite (B-Gruppe). Der Anteil der Anmeldungen war bei der A-Gruppe um signifikante 27% höher.

Der Live Twitter-Feed hat einige der Teilnehmer zur Publikation der eigenen Anmeldung motiviert und somit als viraler Multiplikator seine Wirkung entfaltet.

Weitere Dialogschritte – Last Update kurz vor dem Event, Etikettendruck und Anwesenheitskontrolle am Event, Follow-up-Umfrage und Downloads der Präsentationen kurz nach dem Event – wurden direkt aus dem Marketing-System gesteuert und automatisiert. Der Anlass war ein in sich geschlossener Cycle.

Zur Event-Einladung

Technologie und Innovation

Die Kombination der flexiblen E-Mail Marketing Software (MayorisFLEX) in Verbindung mit der dynamischen Anwendung des Templates war entscheidend. Trotz fehlender Standards bei den E-Mail Clients aber dank profunder Kenntnis der Möglichkeiten, die Anzeige der verfügbaren Plätze in Echtzeit und des Anmeldeformulars direkt in der E-Mail auf den meisten gängigen Clients zu “tweaken“, konnten die technischen Hürden überhaupt erst überwunden werden. Der Erfolg lässt sich fast in Echtzeit messen und der eigentlich statische E-Mail Kanal wird plötzlich sehr dynamisch. Die Einbindung des Live-Tweets hat das integrierte Template abgerundet und einen Gamification Effekt erzeugt.